El onboarding remoto que tardaba 3 meses en lo que antes tardaba 3 semanas

El primer indicador de que el proceso de onboarding remoto estaba funcionando mal no fue una queja directa del nuevo integrante del equipo. Fue la observación del tiempo que pasaba desde que alguien se incorporaba hasta que empezaba a producir trabajo de la calidad y la autonomía que el rol requería. En el entorno presencial ese tiempo había sido de 3 semanas en promedio. En el entorno remoto, con el mismo proceso de onboarding adaptado a través de videoconferencias, ese tiempo era de 12 semanas. La productividad del nuevo integrante a la semana 12 equivalía a la de la semana 3 en el entorno presencial.

La causa del desfase tenía 3 componentes. El primero era la velocidad de absorción del contexto no documentado: el conocimiento tácito de la organización que en el entorno presencial se transmite de forma continua a través de la observación, de las conversaciones de pasillo y de la inmersión en el ambiente de trabajo. En el entorno remoto, ese conocimiento no se transmite de forma automática porque los mecanismos de transmisión informal no existen. Solo llega si alguien lo documenta o lo comunica de forma explícita.

El segundo componente era la construcción de relaciones de trabajo que en el entorno presencial ocurría de forma espontánea a través de la convivencia. En el entorno remoto, un nuevo integrante puede trabajar durante semanas con colegas que no conoce suficientemente bien para saber a quién preguntar qué, cuándo hacer una pregunta directa y cuándo buscar la respuesta de forma independiente, o cuál es la forma correcta de comunicarse con cada persona según su estilo de trabajo individual.

El tercer componente era la incertidumbre sobre si el trabajo que estaba produciendo era el correcto. En el entorno presencial, la retroalimentación sobre la calidad del trabajo llega de forma más continua y natural. En el entorno remoto, un nuevo integrante puede trabajar durante días en una dirección incorrecta sin que nadie lo corrija porque nadie tiene visibilidad de su trabajo en progreso excepto cuando lo presenta en reuniones programadas.

El programa de onboarding remoto rediseñado abordaba los 3 componentes. El primero: una guía de contexto de 40 páginas que documentaba el conocimiento tácito de la organización que el nuevo integrante necesitaba absorber en las primeras 2 semanas. El segundo: un programa de presentaciones individuales de 30 minutos con cada miembro del equipo en la primera semana, con una guía de preguntas que hacía las conversaciones más productivas. El tercero: sesiones de revisión de trabajo en progreso 2 veces por semana durante el primer mes, antes de que el trabajo estuviera terminado, para calibrar la dirección antes de que un error se acumulara durante días.