El dashboard de Dynamics que el director comercial revisaba cada lunes
Los primeros 3 dashboards que construí en Dynamics para el director comercial tenían entre 12 y 18 métricas cada uno. Eran dashboards diseñados con la lógica de la completitud: mejor tener todos los datos disponibles y que el director eligiera cuáles eran relevantes para cada situación. Era una lógica que producía dashboards que el director miraba durante 90 segundos en la reunión semanal y que luego preguntaba por los datos que necesitaba de verdad, que generalmente no estaban en las 12 o 18 métricas que yo había decidido mostrar.
La conversación que cambió el diseño del dashboard fue directa y reveladora. Le pregunté al director comercial qué 3 preguntas sobre el estado del pipeline necesitaba poder responder cada lunes por la mañana antes de la primera reunión del equipo. Su respuesta fue específica y sin ambigüedad: cuántas oportunidades habían avanzado de etapa la semana anterior, cuáles oportunidades de la semana estaban programadas para cerrar en los próximos 14 días y cuántos leads nuevos habían llegado al equipo que todavía no habían sido contactados.
Construí el cuarto dashboard alrededor exclusivamente de esas 3 preguntas. La pantalla principal mostraba 3 bloques: el primero con las oportunidades que habían avanzado de etapa en los últimos 7 días con el nombre de la empresa y el nuevo estado; el segundo con las oportunidades con fecha de cierre en los próximos 14 días ordenadas por valor; el tercero con los leads pendientes de primer contacto ordenados por antigüedad. Cada bloque tenía un número grande visible desde la distancia y una lista expandible para ver el detalle.
El lunes siguiente al lanzamiento del dashboard rediseñado, el director comercial lo revisó durante 8 minutos antes de la reunión del equipo. Para comparación, los dashboards anteriores recibían 90 segundos de atención. En esos 8 minutos identificó 2 situaciones que requirieron acción inmediata: una oportunidad de alto valor con fecha de cierre en 6 días que no había tenido actividad en los últimos 4, y 7 leads de la semana anterior que todavía no habían sido contactados por ningún representante.
Las 2 situaciones que el director identificó en 8 minutos de revisión del dashboard hubieran llegado a su atención en la reunión semanal de manera diferida, cuando el tiempo para intervenir era menor. La oportunidad en riesgo fue contactada ese mismo lunes por la mañana. Los 7 leads fueron asignados antes del mediodía. Uno de los 7 leads resultó ser el prospecto más calificado de la semana y cerró 3 semanas después. Un dashboard bien diseñado no solo informa. Activa la intervención correcta en el momento correcto.