La política de gobernanza que el CEO aprobó en 20 minutos porque era de 2 páginas
Los documentos de política de gobernanza que había visto en otras organizaciones tenían en común una característica que los hacía inútiles para el propósito que declaraban tener: eran demasiado largos para ser leídos de forma regular, demasiado abstractos para guiar decisiones específicas y demasiado generales para responder las preguntas concretas que el equipo enfrentaba cuando tenía que decidir si usar IA para un caso de uso específico. Eran documentos diseñados para demostrar que la organización había pensado en el tema, no para ayudar al equipo a tomar mejores decisiones.
Diseñé la política de gobernanza de IA de la empresa con un criterio de diseño diferente: el documento debía ser suficientemente específico para que un miembro del equipo pudiera leerlo en menos de 5 minutos y encontrar la respuesta a la pregunta "¿puedo usar IA para hacer esto de forma autónoma, o necesito supervisión adicional?". Ese criterio llevó a un documento de 2 páginas con 3 secciones. La primera sección definía los 3 niveles de autonomía de IA: nivel 1 era uso autónomo sin supervisión adicional, nivel 2 requería revisión humana antes de que el output saliera del equipo, y nivel 3 requería aprobación de manager antes de publicar o enviar.
La segunda sección asignaba cada tipo de uso de IA a uno de los 3 niveles con ejemplos específicos. Nivel 1: generación de borradores internos para discusión del equipo, análisis de datos históricos propios de la empresa, transcripción de reuniones y resúmenes de documentos internos. Nivel 2: creación de contenido para publicación externa, generación de análisis que informaría decisiones de inversión o de estrategia, y personalización de comunicaciones para clientes o prospectos. Nivel 3: comunicaciones que involucraban datos de clientes sensibles, contenido que hacía afirmaciones sobre el producto o el desempeño de la empresa, y cualquier output de IA que fuera a ser presentado como evidencia en conversaciones comerciales o de negociación.
La tercera sección establecía el proceso de escalada cuando el nivel de autonomía apropiado no era obvio para el caso de uso específico: una lista de verificación de 5 preguntas que el usuario podía responder en 2 minutos para determinar el nivel correcto sin necesidad de consultar al manager. Las 5 preguntas eran: ¿el output va a llegar a personas fuera del equipo?, ¿contiene datos factuales que pueden ser verificados?, ¿involucra información de clientes o prospectos identificables?, ¿afecta decisiones financieras o comerciales?, ¿podría generar responsabilidad legal o reputacional si es incorrecto?
El CEO leyó el documento en la reunión de presentación, hizo 2 preguntas de clarificación sobre ejemplos específicos de nivel 3, y lo aprobó en 20 minutos. La aprobación rápida no fue resultado de que el CEO le prestara poca atención al tema. Fue resultado de que el documento era suficientemente específico para que las preguntas de clarificación fueran sobre casos concretos, no sobre principios abstractos. Una política de gobernanza que puede discutirse en términos concretos es una política que el equipo puede aplicar. Una que requiere interpretación constante es una política que nadie aplica porque la incertidumbre sobre cómo interpretarla genera más fricción que la ausencia de política.