La integración de Dynamics con Power BI que cambió nuestra cultura de datos
Antes de la integración con Power BI, los reportes de Dynamics llegaban al directorio en formato de tabla de Excel que alguien del equipo de operaciones preparaba manualmente cada semana, seleccionando los datos del CRM, dando formato a las cifras y construyendo los gráficos que el formato del reporte requería. El proceso tomaba entre 3 y 4 horas semanales de una persona y producía un reporte que representaba el estado del negocio en el momento en que los datos habían sido extraídos, que generalmente era con 2 o 3 días de retraso respecto a la conversación donde iba a ser presentado.
La integración de Dynamics con Power BI eliminó el proceso de extracción manual y reemplazó los reportes estáticos de Excel con dashboards dinámicos que se actualizaban de forma automática cada 4 horas con los datos más recientes del CRM. El cambio técnico fue relativamente directo. El cambio cultural que produjo fue más profundo y más amplio de lo que nadie había anticipado al momento de proponer la integración.
El primer cambio cultural fue en la frecuencia de consulta de los datos. Cuando el directorio sabía que los dashboards mostraban datos de hace 2 días, la utilidad de consultarlos entre reuniones era limitada. Cuando los datos se actualizaban cada 4 horas, los dashboards se convirtieron en un recurso que el CEO y el director comercial consultaban de forma espontánea varias veces por semana, no solo en las reuniones programadas. Las decisiones de asignación de recursos, de priorización de oportunidades y de intervención en situaciones de riesgo comenzaron a ocurrir más rápido porque la información que las sustentaba estaba disponible en tiempo casi real.
El segundo cambio cultural fue en quién hacía las preguntas sobre los datos. Antes de la integración, las preguntas sobre datos eran formuladas al equipo de operaciones que producía los reportes, que respondía en el ciclo de preparación del siguiente reporte. Después de la integración, cualquier miembro del directorio podía formular una pregunta sobre el negocio y explorar los dashboards en tiempo real para encontrar la respuesta. El equipo de operaciones dejó de ser el intermediario entre los datos y las decisiones.
El tercer cambio cultural fue el más significativo y el más lento en materializarse: el equipo de ventas comenzó a registrar datos en el CRM con mayor consistencia porque podía ver en los dashboards el impacto de sus registros en los indicadores que el directorio monitoreaba. Cuando el impacto de la calidad del dato en la decisión estratégica era visible, la motivación para registrar correctamente era diferente a la de seguir un protocolo impuesto desde arriba. La integración de Dynamics con Power BI no cambió los datos que existían. Cambió la relación de las personas con esos datos al hacer sus consecuencias visibles en tiempo real.